« Mettez tout en place avant de commencer »

Emiel Klifman (KIM Plus Delta) sur la gestion des pièces de rechange pour les nouvelles installations

Lors de la construction d’une nouvelle installation, il reste souvent peu de temps pour organiser la gestion des pièces de rechange. L’état d’esprit dominant est généralement le suivant : « Nous nous en occuperons plus tard. » Tout le monde se concentre sur la mise en service de l’installation aussi rapidement que possible. Mais si une défaillance survient immédiatement après la mise en service, le propriétaire ou l’exploitant de l’installation se retrouve face à un problème. Emiel Klifman de KIM Plus Delta conseille de traiter ces questions avant même le début du projet de construction. « Précisez dans le contrat avec l’entrepreneur quelles informations il doit fournir concernant les pièces de rechange nécessaires, et rendez-le responsable de la fourniture de ces pièces pendant la période initiale d’exploitation. »

La conception et la construction d’une nouvelle installation exigent beaucoup de temps et d’efforts de la part de toutes les personnes impliquées. Par conséquent, des sujets importants tels que la gestion des actifs et de la maintenance peuvent facilement être négligés. Emiel Klifman constate régulièrement cette situation dans la pratique. « Une équipe de projet achève une nouvelle installation et, à la fin du projet, dit : “Ah oui, il faut aussi assurer sa maintenance. Voici les dossiers contenant la documentation. Service maintenance, services techniques — bonne chance.” En tant que service maintenance, vous êtes complètement pris au dépourvu. Si une panne survient au cours de la première semaine, tout ce que vous pouvez réellement faire, c’est gérer les urgences. Vous ne pouvez pas intervenir rapidement et efficacement parce que vous ne disposez pas de toutes les informations nécessaires. Ces dispositions auraient dû être prises pendant le projet, lorsque vous pouviez encore obtenir toutes les informations requises auprès de l’équipe de projet. Une fois le projet terminé, chacun est passé à autre chose et, si vous avez besoin d’informations complémentaires par la suite, vous devrez les payer. » Bien entendu, certaines choses peuvent encore évoluer au cours d’un projet, mais selon Klifman, attendre les derniers plans « as-built » à la fin du projet est tout simplement trop tard.

Poser les bonnes questions

L’essentiel est de veiller à ce que toutes les informations relatives aux pièces de rechange soient saisies à temps dans l’ERP ou le système de gestion de la maintenance du propriétaire ou de l’exploitant de l’installation. « Commencez par déterminer précisément quelles informations sont nécessaires au niveau de chaque article et quelles informations sont déjà disponibles. Avez-vous un seul fournisseur ou vingt ? Quels accords avez-vous conclus avec chacun de ces fournisseurs et que vont-ils exactement livrer ? Il s’agit de centaines, voire de milliers d’articles différents. Regroupez toutes ces informations dans une base de données afin d’avoir une vue d’ensemble : quelles informations avez-vous déjà et lesquelles devez-vous encore demander aux fournisseurs ? L’objectif ultime est de déterminer quels articles doivent être conservés en stock et lesquels ne doivent pas l’être — par exemple parce qu’ils sont facilement disponibles, ont une durée de conservation limitée ou sont trop coûteux à stocker compte tenu de leur faible fréquence d’utilisation. Cela s’applique si vous disposez de votre propre service maintenance ou de votre propre équipe de services techniques. Si la maintenance est externalisée, vous devez prendre ces dispositions avec votre prestataire de services de maintenance. Dans le cas contraire, vous risquez de perdre des informations précieuses si cette entreprise fait faillite ou si vous décidez de changer de prestataire. Si vous organisez tout cela pendant le projet de construction, vous pouvez encore demander des informations à l’équipe de projet et l’impliquer dans l’évaluation : quels articles vous recommande-t-elle de garder en stock et peut-elle justifier cette recommandation ? Nous aidons nos clients à poser les bonnes questions à l’entrepreneur et à l’ensemble de l’équipe de projet. »

« L’objectif ultime est de déterminer quels articles doivent être conservés en stock — et lesquels ne doivent pas l’être. »

Une fois ces questions résolues et après avoir déterminé clairement quelles pièces sont nécessaires, l’étape suivante consiste à définir comment l’ensemble sera organisé. « Comment l’organisation est-elle structurée ? Quelles sont les procédures de travail standard ? Quelles pièces sont normalement conservées en stock ? Quel est le délai de livraison des pièces qui ne sont pas stockées ? Existe-t-il des contrats avec des fournisseurs qui maintiennent certains articles en stock ? Existe-t-il un accord de niveau de service (SLA) stipulant qu’en cas de panne, le fournisseur réparera ou remplacera la pièce dans un délai défini de quelques heures ? Si aucun de ces dispositifs n’existe, identifiez les composants les plus critiques et les points présentant le plus de risques au sein de l’installation. Si les systèmes sont conçus avec une redondance, une partie de l’installation peut continuer à fonctionner même en cas de défaillance d’un composant. Des capacités tampons au sein du système peuvent également réduire les risques. Mais si un seul composant critique peut arrêter toute une ligne de production, vous devez absolument conserver cette pièce en stock. Parallèlement, il faut également réfléchir à la manière de prévenir les défaillances grâce à des inspections et à une maintenance effectuée en temps utile. » Les contraintes budgétaires peuvent bien entendu jouer un rôle. « Dans ce cas, vous devez élaborer un dossier solide pour justifier l’augmentation du budget consacré aux pièces de rechange, en démontrant qu’elle permettra d’améliorer la fiabilité opérationnelle et de réduire les temps d’arrêt. »

Le rôle du grossiste technique

Un facteur important dans ces décisions est le mean time to failure (MTTF), c’est-à-dire la fréquence à laquelle un composant tombe en panne. Selon Klifman, les grossistes techniques qui fournissent ces pièces ne disposent souvent pas de cette information. « Bien entendu, ils peuvent fournir des informations sur les délais de livraison. Ils peuvent également jouer un rôle proactif en conservant certains articles en stock pour leurs clients et en concluant des accords à ce sujet. Un grossiste technique peut le faire pour plusieurs clients, ce qui est beaucoup plus rentable que si chaque entreprise constituait individuellement le même stock. Après tout, conserver des pièces de rechange en stock peut être coûteux en raison des coûts d’achat, de la dépréciation et de l’espace de stockage nécessaire. Certains articles ont également une durée de conservation limitée, tandis que d’autres doivent rester sous tension électrique, ce qui est souvent difficile à gérer dans un entrepôt de maintenance standard. De plus, certains composants peuvent devenir obsolètes. Un grossiste peut conseiller ses clients sur le bon “last-buy moment”, c’est-à-dire le moment opportun pour effectuer un dernier achat avant l’arrêt de commercialisation d’un produit, et recommander des pièces de remplacement adaptées. »

« Si vous ne le précisez pas correctement dans votre contrat, vous n’obtiendrez jamais ces informations. »

En résumé, une gestion efficace des pièces de rechange dépend d’une grande quantité d’informations, généralement réparties entre plusieurs parties. Au sein même des organisations, une grande partie de ces connaissances existe souvent uniquement dans l’esprit des responsables de maintenance et des techniciens, plutôt que d’être enregistrée dans les systèmes. « C’est vrai, et c’est pourquoi de nombreuses décisions reposent encore sur l’intuition plutôt que sur des données objectives. Vous devez extraire toutes ces connaissances et les enregistrer dans une base de données. Idéalement, vous devriez recueillir ces informations pendant la phase de projet et les enregistrer directement dans l’ERP ou le système de gestion de la maintenance de votre entreprise. Vous pouvez également documenter le raisonnement qui sous-tend certaines décisions, par exemple pourquoi un composant particulier a été choisi. En fait, ces exigences devraient déjà figurer dans le contrat avec l’entrepreneur chargé de l’installation, en précisant exactement quelles informations relatives aux pièces de rechange doivent être fournies. Vous devez également convenir que vous n’êtes pas obligé de commander les pièces exclusivement auprès du fournisseur de l’installation, mais que vous êtes libre de les acheter auprès d’un grossiste technique, où les prix sont souvent nettement plus bas. Il arrive que les entrepreneurs achètent simplement un composant standard et y apposent leur propre étiquette, donnant ainsi l’impression qu’il ne peut être commandé qu’auprès d’eux. C’est par exemple fréquent avec les moteurs électriques. Il se peut que vous ayez déjà des composants identiques en stock pour une autre installation sans vous en rendre compte, à cause de cette étiquette et du refus de l’entrepreneur de communiquer les informations relatives à la pièce d’origine. Si vous ne définissez pas correctement ces exigences dans votre contrat, vous n’obtiendrez jamais ces informations. »

La tranquillité d’esprit

Le message clé de Klifman est simple : tout doit être organisé à l’avance. « Transférez une partie du risque lié aux pièces de rechange à l’entrepreneur. Dites-lui qu’il connaît l’installation et qu’il sait quels composants sont les plus critiques. Vous souhaitez donc qu’il fournisse les pièces de rechange pendant la phase de mise en service et, par exemple, pendant toute la première année, dans le cadre du contrat. De cette manière, vous aurez organisé vos pièces de rechange pendant la période initiale d’exploitation et disposerez de suffisamment de temps pour déterminer précisément ce dont vous avez besoin. Vous pourrez prendre des décisions réfléchies au lieu d’être contraint de décider dans l’urgence pendant le projet de construction. Cela apporte une véritable tranquillité d’esprit à votre organisation. »

Emiel Klifman, consultant en gestion des actifs et de la maintenance chez KIM Plus Delta : « La gestion des pièces de rechange doit être organisée pendant la construction d’une installation, car c’est à ce moment-là que vous pouvez encore obtenir toutes les informations nécessaires auprès de l’équipe de projet. »

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